Giv feedback, så du bliver hørt

I organisationen: En sund feedback kultur baner vejen for effektivitet og high performance teams. En fælles platform skaber fundamentet til feedback-samtalen og at spille hinanden bedre igennnem feedback.

Som leder: Bliv klædt på til at skabe et miljø, hvor feedback er naturligt og opfattes konstruktivt. Brug feedback som en ledelsesværktøj til at guide og udvikle dine medarbejdere.

Som medarbejder: Lær at give brugbar feedback, så den bliver hørt, uanset om det er til din leder eller kollega. Lær at vende kritik til brugbar læring i stedet for at tage det personligt.

Hvordan kan man arbejde med feedback?

Man kan arbejde med feedback på mange forskellige måder. Det kommer an på, hvad I gerne vil bruge feedback til, og hvem I er? Er I et lille team eller en stor organisation? Og hvor meget tid og hvor mange kræfter vil I gerne investere i det. Måske er et enkelt inspirerende foredrag nok til at kickstarte interessen, måske skal I have lidt flere værktøjer på banen med en workshop eller en uddannelse, eller måske skal I have et skræddersyet forløb, hvor jeg er tovholder og sparringspartner undervejs. Hvis du tænker, at I gerne vil arbejde med feedback, men ikke er helt sikker på hvordan, så kan vi tage en uforpligtende samtale om jeres muligheder.

Bedre feedback i APV

Mange organisationer får tilbagemelding i deres APV om, at medarbejderne ønsker mere feedback. Ofte er det ikke mængden af feedback, som medarbejderne efterspørger, men bedre feedback. Kvaliteten af den feedback, de får er ikke relevant og brugbar nok til at hjælpe dem fremad mod deres mål.

At blive god til feedback

Alle er gode til feedback - nogle gange, og alle er dårlige til feedback - nogle gange. Når man arbejder med feedback, så er der ikke nogen målstreg. God feedback er situationsbestemt, og faktisk også noget man skal arbejde på. Det er en kompetence som så meget andet, og for at holde fast i den gode feedbackkultur, er man nød til at fastholde fokus på det.

Hvad er feedback?

Feedback er engelsk og er sammensat af feed (at fodre) og back (tilbage). På dansk kan det oversættes til at melde tilbage eller tilbagemelding.

Feedback er som oftest en reaktion baseret på en tidligere adfærd, som meldes tilbage så individet eller gruppen kan justere og korrigere en fremtidig adfærd eller fastholde en nuværende.

I organisationen er feedback information, som bliver udvekslet mellem organisationens individer. Denne viden kan tilbydes i en struktureret form i vores arbejdsprocesser f.eks. MUS-samtalen, exitsamtalen eller projektevalueringen, eller den kan tilbydes i en uopfordret og ustruktureret form i det personlige møde f.eks. ved kaffemaskinen eller i forbindelse med møder.

Hvorfor er feedback vigtig?

Alt hvad vi siger og gør er en slags feedback. Det er et naturligt menneskeligt vilkår at reagere på det vi oplever og tilpasse os hinanden, det er en slags pejlemærker, som hjælper os med at lære og udvikle os, samt korrigere og til passe vores adfærd. Det er dog en evig kunst at finde ud af, hvornår man skal lytte til feedbacken, og hvornår man skal lade den flyve.

Hvad er formålet med feedback?

I en organisation kan vi bruge til at udvikle vores produkter og hinanden. Vi kan bruge den til at finde fejl, rette op og gøre bedre. Sammen kan vi udrette mere end vi ville kunne individuelt. Vi bruger også feedbacken til at forbedre vores relationer og spille hinanden bedre. Sidst men ikke mindst, så er feedback den hurtigste vej til selvudvikling.

Hvorfor er feedback svært?

Som menneske har vi tre grundlæggende behov. Vi vil gerne være en del af en flok, vi vil gerne kunne yde et bidrag til den flok, og det er vigtigt for os, at vores bidrag er værdifuldt og meningsfuldt for flokken. I vores moderne samfund er arbejdspladsen en af de vigtige tilhørsforhold, hvor vi kan udfolde vores bidrag. Når vi får negativ kritik på vores bidrag som vores arbejde er, så kan vi lynhurtigt komme til at tænke: Hvis jeg mit bidrag ikke er godt nok, hvad sker der så med min plads i flokken? Og hvad sker der, hvis vi som mennesker ryger ud af flokken? Det er derfor feedback kan være svært at arbejde med, for vi er oppe imod vores fundamentale biologiske behov for positiv anerkendelse og accept.

Hvordan giver man en god feedback?

En god feedback bør være relevant og brugbar for modtageren, og for at kunne være det, er man som afsender nød til at sætte sig ind i modtagerens perspektiv og træde midlertidigt ud af sit eget behov.

Hvad er den bedste feedbackmodel?

Der er desværre ikke én model, som passer til alle mennesker og alle situationer, og feedback modeller bliver aldrig bedre end den som bruger den. Tilgengæld er der mange små tekniske finesser man kan justere og arbejde med for at forbedre sin feedback generelt. Man giver ikke feedback for at sige, hvad man har på hjertet, men man giver feedback fordi man gerne vil opnå en bestemt virkning, så det første spørgsmål, man skal stille sig selv, inden man giver en feedback er “Hvad vil jeg gerne opnå med feedbacken?”.

Ban vejen for din feedback

Når vi skal give en god feedback, så handler det om at give sit budskab den bedste mulighed for at nå modtageren, og hvis dit budskab er vigtigt, så er det også vigtigt at gøre det godt. Du skal forberede din feedback, så den ikke bliver umotiveret og struktureret, ellers forsvinder kernen i dit budskab. Det skal være relevant og brugbart for dem (ikke kun for dig), så med andre ord, skal du skabe en samtale, som modtageren har lyst til at høre og har interesse i.

Når modtageren ikke lytter

Som afsender kan du selv være med til at “lukke” ørerne på modtagen. Der er særligt 3 måder, hvorpå du kan være med til at lukke ørerne på modtageren. Hvis din feedback ikke ikke giver mening for modtageren f.eks. de forstår den ikke, eller de ikke har indflydelse på det, du giver feedback på, så lukker de ørerne. Hvis modtageren ikke har tillid til dig, både fagligt og personligt, så lukker de ørerne. Hvis din feedback angriber deres identitet f.eks. ved at du giver kritik i plænum, så kan du være sikker på, at døren er lukket. Når man først har fået lukket ørerne på modtageren, så er kunsten at lukke dem op igen.

Både afsender og modtager har et ansvar

I alle samtaler er der både afsender og modtager. Derfor er der også altid mindst to, der har ansvaret. Mange taler om afsenderens ansvar i samtalen, men hvad med modtagerens? Faktisk kan undgå rigtigt mange konflikter og misforståelser ved at være god til at modtage kritik, uden at tage det personligt.

Hvordan bliver man god til at modtage kritik?

Ligesom det at give feedback er en kompetence, så er det at modtage feedback også en kompetence, man kan træne sig i. Det er bare de færreste der er opmærksom på dette. Din evne til at modtage kritik og feedback afhænger af din “rygsæk” af erfaringer, holdninger og overbevisninger. Du kan mental-træne din hjerne til at blive bedre til at modtage kritik uden at gå i forsvar, og lige trække vejret, inden du afviser den.

Kritik vs. feedback

Hvad er forskellen på kritik og feedback?

Både ja og nej. “Feedback” er engelsk og er sammensat af feed (at fodre) og back (tilbage). På dansk kan det oversættes til at melde tilbage eller tilbagemelding.
Kritik stammer fra det græske ord “Kritiké” og betyder kunsten at bedømme. Ofte tager kritik udgangspunkt i en persons subjektive mening og bedømmelse af noget eller nogen, som f.eks. når en koncertkritikker skal anmelde en koncert, så får man en subjektiv vurdering af, hvad han/hun har oplevet koncerten. Kritik i sig selv behøver ikke være negativ.
I feedback sammenhæng bliver kritik ofte brugt som betegnelse for den negative del af feedbacken. I virkeligheden stå det for den subjektive del.

Hvordan giver man konstruktiv kritik og konstruktiv feedback?

“Konstruktiv” kommer fra det lantinske ord construere (at opbygge). At en kritik eller feedback er konstruktiv betyder, at den er opbyggende og tjener et brugbart og positivt formål. Hvis du skal give en konstruktiv feedback, skal du i din feedback have et løsningsorienteret fokus. Mange taler om problemerne, men du skal finde løsninger.

En klassisk feedback er ofte sammensat af en observation af en adfærd kædet sammen med en subjektiv vurdering eller tolkning. Eksempel: “Nu sidder du med din telefon igen (observation af adfærd). Du hører aldrig efter! (tolkning)”. Kender du denne samtale? Og hvor tror den ender?

Mange feedback samtaler går galt, fordi fokus bliver lagt på den subjektive del fremfor adfærden. Så fremfor at diskutere om nogen hører efter eller ej, så er det adfærden, det at personen kigger på sin telefon, som er det vigtige, for adfærd kan man ændre.

Generelt er meninger/tolkninger ikke så vigtige som vi tror, de er ofte triggere til konflikter fremfor løsninger. Fundamentet i feedback er, at der er flere perspektiver, og du har kun din egen. Nysgerrighed er generelt et godt værktøj i en konstruktiv feedback, så i dette eksempel kunne man f.eks. sige: “Jeg kan se du kigger ned i dit telefon. Det gør mig usikker på, om jeg har din opmærksomhed?”

Lær også af det vi gør godt

Mange har fokus på det, vi ikke gør godt - vores fejler og mangler. Men vi kan lære ligeså meget af det, vi gør godt. Når vi giver feedback på det, som fungerer, og på det vi gør godt, så sætter vi guidende pejlemærker op for hinanden. Mange gange er det mere effektivt at fortælle, hvad vi gerne vil have, fremfor det vi ikke vil have.

Rav i hverdagen

Ros, anerkendelse og værdsættelse i hverdagen er vigtig. Vi ved fra forskning, at mennesker, som har modtaget ros, anerkendelse og værdsættelse indenfor 7 dage, ikke blot performer bedre men også trives bedre.

5 sprog for anerkendelse

Som mennesker giver og modtager vi ros anerkendelse og værdsættelse på forskellige måder. Man kunne kalde det fem forskellige anerkendelsessprog. Det betyder, at hvis du ikke mestre de fem anerkendelsessprog, så vil noget af den anerkendelse, som du giver gå til spilde. Den gode nyhed er, at du hurtigt kan finde ud af, hvilke sprog du er god til, og hvilke du skal være mere bevidste om.