Sådan hjælper du en stresset kollega

Jeg sidder på cafe med et par gode venner. Den ene fortæller mig, hvordan han i den seneste tid har oplevet uregelmæssig hjertebanken. Han ved det godt, det er ikke et godt tegn, og han har da også booket ferie … om et par måneder. Han skal bare liiige igennem de næste par måneder, så kan han tage den med ro. ”Så må vi bare håbe du er her om et par måneder, siger jeg”.

Måske kan du genkende det? Du kender en, som er stresset, og selvom du har sagt det, måske flere gange, så fortsætter de i samme spor. De skal bare liiige … Det er super frustrerende, når man kan se at en ven, partner eller kollega er på vej ned at stressruten, og skal man tro på WHO, så er vi slet ikke peaket hvad det angår. Lige nu er 10-12% af Danmarks arbejdsstyrke så stressede, at de har brug for hjælp. Men hvordan hjælper man?

”Jeg er ikke stresset!”
En af udfordringerne med stress er, at den stressede er ofte "the last to know", simpelthen fordi at selverkendelsen forsvinder, når stressen sætter ind. Så selvom du tager fat i dem, vil de højst sandsynligt svare i stil med ”Jeg har bare travlt” eller give dig en anden undskyldning og retfærdiggøre, at de bliver nød til at fortsætte.

Som stresset kan det godt være, at man inderst inde ved, at man er stresset og burde trække stikket, men hvis man gør, vil man føle sig som en total fiasko, fordi man ikke kunne klare presset.

Det er de stærke der bliver stressede
Det er en myte, at det er de svage, der bliver stressede. Tværtimod. Det er dem, der er for stærke for længe, dem som ignorerer og overhører kroppens signaler, fordi der lige er noget, de skal. Stress kan ikke kategoriseres til intelligensniveau, organisatorisk niveau, faggruppe eller køn. Stress kan ramme alle, hvis de ”rette” betingelser er til stedet.

For mange opgaver
Det kan være svært at sætte ord på, hvad årsagen til stress er. Det nemmeste er at sige ”for mange opgaver”, men det er sjældent antallet af arbejdsopgaver, som er problemet. Vag og utydelig ledelse, dårlig stemning i teamet eller på arbejdspladsen, mangel på struktur og ledelse, usikkerhed, mangel på levering fra bidragsydere eller uinspirerende arbejdsopgaver kan alle være årsager, som gør det svært at arbejde effektivt. De vil alle kunne camoufleres som ”For meget arbejde”, og er du stresset kan næsten ingen opgaver føles som alt for mange.

Forventningsafstemning
Tid er vores kostbareste ressource. Alle vil gerne have mere tid, men ingen kan få mere end de 24 timer i døgnet. Spørgsmålet er, hvad vi bruger vores kostbare tid på. Måske er udfordringen ikke tiden, men det vi gerne vil nå i den tid, vi har. Prioritering og forventningsafstemning er vigtige værktøjer i en verden, hvor vi må erkende, at vi aldrig når til bunds i bunken af arbejde.

Så et frø og tilbyd den rette hjælp
Som ven, kollega og partner kan du så et frø hos den stressede. Du kan fortælle om de forskelle i adfærd du oplever og spørge ind, du kan være et spejl. Du kan anbefale en stresscoach, men reelt er der ikke meget mere du kan gøre. Du kan hive hesten hen til truget, men ikke tvinge den til at drikke. Som leder kan du bede personen ”venligt” om at deltage i et forløb hos en stresscoach, du kan fritage personen fra opgaver og ansvar, og du kan hjælpe dem med at prioritere og forventningsafstemning, men forvent ikke tager imod med kyshånd. De er jo ikke stressede.

Stress er et fælles ansvar
Selvom stress rammer individuelt, så er det et fællesansvar. Når man skal finde årsagen til stress, skal man ikke kun kigge på den stressede, men også den stressedes miljø. Udfordringen skal løses i samarbejde på arbejdspladsen. Stress er et tegn på at noget ikke fungere, så find ud af, hvad der skal til, for at processen kan fungere bedre – for alle.

Første skridt er at acceptere, at stress kan ramme alle. Der skal være åbenhed på arbejdspladsen til at kunne tale om, når vi til tider er udfordrede og pressede, ellers får vi aldrig knækket kurven! Vi må anerkende problemet, før vi kan hjælpe hinanden og løse det.

Sådan laver du en feedback, som bliver hørt

Kritik og feedback er en af de områder, jeg til stadighed øver mig på, både det at være afsender og modtager.

Kender du det med, at man har givet noget, man selv synes var en konstruktiv feedback, og så blev det modtaget som kritik? Omvendt har du måske prøvet at stå på den anden side, som modtager af det, som måske burde have været serveret på en lidt mere raffineret måde?

Ofte bliver vores feedback misforstået, og kan endda ende i konflikter og afvisning. Omvendt, når vi modtager kritik, har vi en tendens til at tage det personligt, selvom det ikke altid er det. Det forhindrer os i at lytte og bruge budskabet til noget positivt, og det forkludrer vores kommunikation, relationer og samarbejde på arbejdspladsen og i hjemmet.

Lad ikke ros stige til hovedet, og lad ikke kritik gå til hjertet!
Hvad er det egentlig, der sker, når vi modtager kritik og feedback?
Når andre siger ”Hvor er du sej” eller ”Det gjorde du godt”, så oversætter vi det i vores system til ”Ja, det er også fordi jeg har øvet så meget og gjort mig umage”. Vi henviser rosen til en adfærd, altså til noget vi har gjort. Når vi modtager kritik på en adfærd eks. ”Du manglede talte for hurtigt” eller ”Dine slides var ikke informative nok”, så omsætter vi det til identitetsplan ”Måske er jeg ikke god nok til det her?”, altså noget vi er.

Oversættelsesstrategi sker lynhurtigt, og det er også derfor, at hvis man har fået ti tilbagemeldinger, så er det den ene knapt så positive, man hænger sig i, selvom de 9 andre var fantastiske tilbagemeldinger. Det kender du måske?

Det uhensigtsmæssige i denne oversættelsesstrategi er, at det gør det svært for os at lære af vores feedback. Vi glemmer ofte at spørge ind til, hvad det er konkret feedbacken går på, så vi forstår, hvad det er, vi har gjort, som andre oplever som fantastisk eller dårligt. Det er også derfor, det er svært at forholde sig til.

Kritik og feedback skal være specifik   
Hvis jeg har lavet et foredrag og der kommer en op til mig og siger ”Det var super godt” eller siger ”Det var ikke godt”, så kan jeg reelt ikke bruge det til noget. Selvom det altid er rart at få at vide, at nogen godt kan lide det man laver, så plejer jeg at følge feedbacken op med spørgsmål: ”Hvad var det præcist, som fungerede for dig?” eller omvendt ”Hvad var det præcist, der ikke fungerede for dig?”. Det sætter fokus på en handling eller adfærd, som kan ændres og gøres noget ved, hvis man vil. Det giver mulighed for en dialog omkring, hvad der fungerer for den enkelte og hvad der ikke fungere. Du kan tage den viden med dig, og du kan selv tage stilling til, hvad du vil gøre med den. Feedbacken bliver upersonlig, og handler om, hvad der virker omkring foredrag og ikke virker, frem for hvem og hvad du er. Vi har fokus på bolden.

Hvordan kan du give en god feedback, der bliver hørt?
Mange, som giver feedback, har jo en positiv hensigt med den. Men hvis man ikke formår at overlevere den til modtageren på en konstruktiv måde, så bliver den ikke hørt. Derfor er det også vigtigt at, du gør dig umage og skaber gode betingelser for overleveringen af dit budskab, ellers har den ingen nytte.

Det er lærerigt at få både kritik og feedback, for nogle gange kan man få et indblik i ens egne blinde punkter, men det er også sårbart, præcist fordi det er blindt, eller det er noget, man godt ved, men ikke har lyst til at kendes ved. Det skal man huske, når man afgiver en kritik eller feedback.

1)     For hvis skyld giver du kritik og feedback?
Rigtigt meget kritik er blevet givet, fordi afsenderens behov for at ytre sin mening var højere end modtagerens behov for at få den.

2)     Hvad vil gøre den største forskel for dem, ikke for dig? Og fokusér på den.
Giv dem den ene ting, som de kan vokse mest af eller kan fordre sagen bedst. Hvis kritikken handler om at gøre dig tilfreds, så taler du for døve øre.

3)     Spørg om lov til at give feedbacken – før du giver den
Og accepter, hvis de siger nej tak. Og gør det altid privat, især hvis det er kritik.

4)     Fokusér på løsningen, frem for problemet
Fokus på bolden, sagen, løsningen.

5)     ”Hvad der virkede/fungerede for mig var…” eller ”Hvad der ikke virkede/fungerede for mig var …”
Gør den specifik og detaljeret. Det er din oplevelse, tag ejerskab for den og husk, at din mening og dom er ikke alles sandhed.

Et råd til andre er et råd til dig selv!
Det er altid nemmere at fortælle andre, hvad de skal gøre og ikke gøre, for at man selv synes, det bliver bedre. Det er straks svære at tage sin egen medicin.

Walk the talk! Det er den bedste feedback, du kan give verden!

Hvad er dine erfaringer med kritik og feedback? Hvad fungerer godt for dig?

God dag,

Maj

Den nemmeste vej til overskud på bundlinjen

Mange virksomheder har stadig større fokus på bundlinjen, effektivitet og udnyttelse af ressourcerne. Men måske skulle de skifte fokus til andet end penge!

Tit og ofte glemmer de, hvem som skal levere varen, og i dag er medarbejderne oftest virksomhedens største og dyreste ressource. Mennesker er ikke maskiner, men som maskiner skal de vedligeholdes og ”smøres”, så de kan holde på den lange bane.

En nedbrændt medarbejder er ikke blot en spildt ressource, de koster også både på sygeforløb, overbelastning af de tilbageværende kollegaer, men også på manglende profit. Så der er al mulig grund til, at sikre at medarbejderne trives og har det godt. 

En af årsager til, at vi mennesker går på arbejde, og at arbejde har en berettigelse er, at vi gerne vil være del af en flok. Vi mennesker er sociale dyr af natur, og moder natur har givet os den gave, at når vi oplever mest mening og tilfredshed med livet, så er det, når vi gør noget for andre – ikke for deres skyld, men for vores skyld.

Nyere forskning har vist, at mennesker, der er bevidste om deres højere formål, alle følte at de havde en retning, som de arbejdede hen i mod, og som gav dem et højt niveau af trivsel og glæde. Her taler vi om mennesker i alle aldre, fra skoleeleven til pensionisten. Forskningen har også vist, at mennesker med deres formål bevidst, lever længere og er sundere, da meningsfuldhed hæmmer stress og depression.

Formålet kan defineres som en retning i livet, som virkelig betyder noget, og som bidrager produktivt til verden, en sag som er større end den enkelte.

Formålet i en virksomhed handler om, virksomhedens eksistensberettigelse, altså hvorfor virksomheden er i business. Det er ikke det virksomheden laver og producerer, eller hvordan de gør det, men hvorfor de laver det de laver? Hvad er motivationen? Hvilken sag bidrager man til, som er større end virksomheden selv? Hvad er det, virksomheden gerne vil opnå og bidrage med? Og hvilken værdi vil de gerne skabe med deres produkter, varer og ydelser? Det er den følelsesmæssige motivation for at drive en virksomhed.

Klar retning og klar kommunikation
Med formålet forrest, giver det medarbejderne en klar retning og kurs, og dermed en klarer kommunikation, når alle ved, hvad opgaven er og hvorfor. Det er ligesom at sætte retningen syd. Og målet er, at vi skal nå Frankrig. Det betyder at der er mange forskellige veje, smutveje og omveje, men retningen er fast.

Gør beslutninger nemmere
Er formålet at udfordre status quo, så kan man ikke gå med det sikre og kendte valg. Er formålet at gøre verden bæredygtig, så kan man ikke smide sit affald ud af vinduet. Når formålet er klart, giver mange beslutninger sig selv. Det betyder ikke beslutningerne altid er nemme, men det afgør måden hvorpå vi løser vores udfordringer, og bevæger os frem. Det stiller krav til, at det vi siger, er det vi gør.

Samler teamet
Det engelske fodboldmagasin FourFourTwo har lavet en anonym undersøgelse blandt 100 spillere fra de bedste engelske og skotske fodboldrækker. Undersøgelsen viste at 23% af spillerne ikke har noget imod, at holdet taber, bare de selv spiller godt. 54% mener at klubloyalitet er et forældet begreb. Gad vide hvordan det ser ud i erhvervslivet og i din virksomhed? Når du sætter formålet forrest, vender du alle medarbejdere mod samme sag. Du løfter deres blik og fokus mod noget, som er større end dem selv.

Nedsætter konflikter
Når folk har forskellige mål, og det er deres fokus, så arbejder mennesker hovedsagligt for sig selv. Når formålet står foran målet, så er bliver det vigtigere end målet. Dermed skabes en naturlig ramme for at finde bedre løsninger. Fokus bliver formålet, frem for at nogle når deres mål og andre ikke gør. Alle har forskellige opgaver og mål på vejen, men tvivler og konflikter bliver elimineret, når rammen er sat, og alle ved, hvilken retning og hvorfor.

De rigtige medarbejder på teamet
Nogle gange kan man godt tro, at man er på den forkerte strategi. Men det kan ligeså godt være, at det er fordi, strategien bliver implementeret dårligt af de forkerte mennesker. Hvis du ikke har de rigtige medarbejdere ansat, der vil det du vil, brænder for det du brænder for, så kommer du ikke det rigtige sted hen og når dine mål. Når du har formålet forrest, gør du det helt klart fra start, hvor du gerne hen vil og hvorfor. Dermed sikrer du, at de rigtige mennesker kommer med ”bussen”, og dem som vil noget andet, bliver ved stoppestedet.

Skaber motiverende leadership
Ledere og mennesker, som inspirerer os, taler og handler alle på samme måde. Før de taler om hvad der skal gøres og hvordan, så taler de om hvorfor! Hvad er det for en sag, og hvorfor er den vigtig. Steve Jobs var en mester i dette. Han talte altid om at ændre status quo, før han talte om sine produkter. Der er mange passionerede medarbejdere på de danske arbejdspladser. Når de hører, hvorfor du er, hvor du er, hvor du gerne vil hen, så begynder de også og tænke over, hvorfor de er hvor de er, og hvis det du vil giver mening, vokser engagementet og så følger de efter.

Bedre medarbejder branding
Formålet er en absolut topscorer, når det gælder om at tiltrække de bedste medarbejdere, som er målrettede, dygtige og eftertragtede. Når du signalerer klart og tydeligt, hvad det er for en mission I er ude på og hvorfor, så I får de rigtige mennesker på den lange bane. Husk det er meget nemmere at tillære kompetencer, end at få mennesker med de rigtige værdier, der brænder for det I brænder for – det kan man ikke gå på kursus i.

Bedre trivsel
Meningsfuldhed er et af de vigtigste punkter, når det handler om at skabe trivsel hos et menneske. Formålet er rammen, som gør arbejdet meningsfuldt. Ved man hvorfor man laver en opgave, så bliver det man gør meningsfuldt, og dermed gør man sig mere umage. Følelsen af at gøre en forskel og skabe værdi, påvirker selvværd og selvtillid, og får en til at føle sig værdifuld og betydningsfuld. Det påvirker ikke blot arbejdet i virksomheden, men også den måde man er i virksomheden på.

Højere produktivitet og effektivitet
Ifølge McKinsey er meningsgivelse muligvis den faktor, hvor der lige nu, er størst uudnyttet potentiale hos de fleste virksomheder. De har lavet research der viser, at arbejde med meningsgivelse, giver mulighed for at forbedre produktiviteten op til 5 gange. Meningsgivelse skaber fokus, effektivitet, motivation og energi. Formålet er det, som afgør, om man går på arbejde for at arbejde for en sag, eller blot for at betale huslejen.

Formindsker stress og sygdomme
Seneste forskning viser, at meningsgivelse er direkte relateret til et menneskes trivsel. Man har igennem de sidste 15 år fundet ud af at formål og depression er nogenlunde omvendt proportionelle og at formål og trivsel er positivt relateret. Når man gør noget, som man synes opleves meningsfuldt, når vi føler os stolte over det vi gør, og når vi oplever anerkendelse fra dem, som er vigtige for os, så udskilles der henholdsvis oxytocin og serotonin, som hæmmer og nedsætter stress, men som også gør, at vi binder os mennesker stærkere sammen, og gør at vi føler os ansvarlige overfor hinanden.

Der er ingen tvivl om, at alle virksomheder kan få stor værdi af, at blive bevidst om og sætte deres deres formål forrest, både menneskeligt og økonomisk.

Kontakt mig og book et uforpligtende møde, hvis du gerne vil høre mere om, hvordan du kan øge din bundlinje med formålet forrest.

Du kan også tilmelde dig mit nyhedsbrev, hvor du vil få inspiration til at perspektivere din ledelse direkte i din inbox. Jeg lover dig jeg ikke spammer, og kun skriver, når jeg har noget på hjertet, jeg synes du kan få glæde af. TILMELD DIG NU

Det vi måler har vi fokus på!

Jeg så et program, som handlede om, hvordan vi mennesker har skabt storbyen. Med øje for effektivitet og velstand, har vi indrettet vores byer efter bilerne, og ikke vores menneskelige behov. I mange år havde man kun trafikken, for at gøre trafikken bedre og gøre det nemmere for os at komme fra A-B, når A og B flytter sig længere væk fra hinanden. I farten glemte vi alt om livskvalitet, bæredygtighed og menneskevenlighed. Det er sket overalt i verden, og vi har gjort det både her i København, New York, og i Beijing er de  godt i gang.

Men det er ikke trafikken og det at skabe effektiv transport der skaber liv. Det har det aldrig været, og vil heller aldrig blive det i fremtiden. Vi er blevet vores egen største udfordring, og skabt et miljø, som vi som mennesker ikke trives i, nemlig et liv, hvor de naturlige mødesteder er forsvundet.

Det var først da man begyndte at måle fodgængeres oplevelse af byen, at der blev skabt rum til at kunne mødes. I København blev til en gågade, i Nyhavn blev bilerne udelukket og Rådhuspladsen gik fra at være et trafikknudepunkt til en plads for mennesker og liv.

Mange steder i verden tænker man nu i, hvordan man kan skabe liv i byen. Vi er gået fra at tænke udelukkende på at trafikken skal køre, at vi skal være effektive, at vi skal optimere vores tid – til nu at have fokus på, hvor kan vi mødes og være sammen, bæredygtighed og at skabe det liv, som vi mennesker gerne vil have og har brug for.

Hvis man overførte dette til erhvervslivet. Så må man gøre sig nogle tanker om, om den måde man driver forretning på, passer til os mennesker? Måske var det tid til at begynde at måle andet end effektivitet og profit, men også den menneskelige bundlinje, på trivsel og hvad er det for et arbejdsliv, vi mennesker gerne vil have. Er vi her også blevet vores egen største udfordring?

Heldigvis er der flere og flere virksomheder der går i den retning. I stedet for udelukkende at have fokus på effektivitet, og om hvordan vi kan optimere og adskille – er de begyndt at tænke på fællesskab, hvordan vi kan få det bedste ud af at være sammen, og være sammen om noget der giver mening.

Fordi det er trods alt det vi som mennesker lever af i den sidste ende. Og det er alle de oplevelser vi i sidste ende værdsætter og tager med os når tjekker ud.

Tænk lige over det!

Sådan booster du effektiviteten med op til 30%

Gallup lavede i 2013 en stor verdensomspændende rapport ”State of the workplace”, hvor det viste sig at i Danmark er 21% engagerede i deres job, 69% er ikke engagerede og 10% er aktivt uengagerede. Det betyder faktisk at 8 ud af 10 bruger det meste af deres vågne tid på at lave noget de ikke har lyst til, på et sted de ikke har lyst til at være.

Det siger næsten sig selv, men nyere forskning dokumenterer, at glade og engagerede medarbejdere er 31% mere effektive end ikke engagerede eller direkte uengagerede medarbejdere.

Gallups undersøgelse viser også en direkte sammenhæng mellem medarbejdernes trivsel og stigningen af kunder.

Mangel på trivsel har faktisk en større konsekvens, end de fleste lige regner med. Mange virksomheder har en stresspolitik og en strategi for at håndtere stress i virksomheden eller hos en medarbejder. Men blot fordi virksomheden er fri for stress, betyder det ikke, at medarbejderne trives, er engagerede og motiverede i deres arbejde.

Selvom det er medarbejderne, som i mange tilfælde, er virksomhedens vigtigste ressource, har mange virksomheder og ledere har ikke taget aktiv stilling til, hvordan de gerne vil sikre deres medarbejders trivsel og engagement. Og det er på trods af, at stressstatistikken er stadigt stigende og mange må melde sig syge med stress.

Og selvom fravær af stress, ikke nødvendigvis giver trivsel, så giver trivsel og engagement, fravær af stress.

Så det kan betale sig at fokusere på at få eller fastholde trivsel og engagement, før det forsvinder og stress bliver det store fokus. Det er både nemmere og sjovere, og meget meget billigere på den lange bane.

En af de måder man kan arbejde med og fokusere på at fastholde engagement og trivsel hos medarbejderne er at udarbejde et trivselsmanifest – som selvfølgelig skal efterleves.

Hvorfor en trivselsmanifest?

En trivselsmanifest er til stor fordel for virksomheden. Det giver en klar retning og forståelse for, hvordan virksomheden sikrer medarbejdernes engagement og trivsel. Det signalere både for medarbejderen, lederen og dem som ikke er blevet ansat endnu, at her er en virksomhed, som har styr på det, har tænkt over det og værdsætter de mennesker de ansætter. Det signalerer at her er en ambitiøs virksomhed, som tager opgaven alvorligt, og ved hvad der skal til.

Hvad skal en trivselsmanifest indeholde?

Et trivselsmanifestbør som minimum indeholder følgende elementer:

• Hvad gør I for at sikre, at jeres medarbejdere trives?
• Hvordan sikrer I fokus på medarbejderens trivsel og engagement?
• Hvordan lærer I lederne at motivere og engagere medarbejderne og sikre deres trivsel?
• Hvordan følger I op på medarbejderanalysen?
• Hvordan sikrer I at trivselsniveauet fastholdes og udvikles?
• Hvordan ved I om medarbejderne trives?
• Hvad gør I når I opdager en medarbejder ikke trives?
• Hvem kan en medarbejder henvende sig til, hvis de ikke trives?
• Hvilken hjælp kan medarbejderen få, hvis de mistrives?

Har I et trivselsmanifest i din virksomhed? Hvorfor og hvorfor ikke?

PS: Hvis du gerne vil sætte fokus på trivsel i din virksomhed, så kontakt mig og få en indledende snak om, hvad du specifikt kan gøre i din virksomhed, så du kan skabe mere engagement og sidst men ikke mindst, mere effektivitet og bedre bundlinje.