Hemmeligheden bag

Det lyser op med 100 FEEDBACK - så du bliver hørt hos JAC i Gentofte.

“Det er os fra kommunen” råbte Ann-Christina Matzen da Gentofte hos Job- Aktivitet- Og kompetencecenteret - også kaldet JAC - vandt prisen for årets bedste arbejdsplads første gang. Sidenhen har de vundet titlen 4 år i træk samt titlen for årets bedste offentlige arbejdsplads i 2020. Måske har du hørt om JAC og deres 90% ledelsesløse ledelse anført af Ann-Christina Matzen?

Hos JAC er det nemlig medarbejderne der hyrer, fyrer, laver budget, strategi, fordeler opgaver og meget mere - altså udover at tage sig af borgerne. Så da Ann-Christina ringede før jul for at spørge, om jeg ville komme derud og holde et foredrag om at spille hinanden gode gennem feedback, fik jeg ærligt lidt præstationsangst, fordi man løfter ikke de opgaver i fællesskab uden, at man allerede er god til det med feedback. Ann-Christina har ofte sagt til mig: “Det hænger så godt sammen. Vi kan ikke det, vi kan, uden det du kan”, og det er sådan med feedback, at det er noget man konstant skal arbejde med og arbejde på for at forblive god - og det gør de hos JAC.

En af de faktorer som er afgørende for, om feedbacken kan flyde frit, er tillid - tillid til hinanden på kryds og tværs. Tillid er sådan en sjov ting, for tillid bygges op over tid, men kan ødelægges på et split sekund. Man kan også have tillid til en persons faglighed, men ikke til personen i sig selv og omvendt. I feedbacksituationer skal der være tillid fra modtager til afsender, ellers bliver din feedback ikke hørt. Tilliden her drejer sig bl.a. om, at du som afsender ser, hvem jeg er som menneske, om du er kompetent i forhold til det, du giver feedback på, og om at du vil mig det bedste med din feedback.

Netop tillid er måske hemmeligheden bag JAC’s succes. For man mærker tilliden tydeligt. Der er tillid fra leder til medarbejder, fra medarbejder til leder, ledere og medarbejdere imellem. De arbejder hårdt på sagen og lader sig gerne inspirere udefra. Derfor blev der også investeret i 100 bøger til medarbejderne. De mener det, og de vil noget på kommunen i Gentofte.

Genansæt dine medarbejdere

I mange APV'er efterspørger medarbejderne mere eller bedre feedback. Bag det behov gemmer sig oftest et behov for at vide "Gør jeg det godt?" og "Er jeg vigtig?"

Grundlæggende har vi mennesker brug for konstant at blive bekræftet i, at vores bidrag er værdifuldt og meningsfuldt for andre. Det giver os sikkerhed for, at der stadig er brug for os i flokken. Så når vi giver hinanden feedback er det grundlæggende for at fortælle "Du gør det stadig godt", "Vi har stadig brug for dig" eller "Du skal gå lidt til højre eller lidt til venstre".

I dagligdagen når tempoet er højt, kan denne feedback ofte blive glemt. Det ender med, at vi venter til den årlige MUS samtale, hvor vi skal dække rigtigt mange emner, og derfor bliver tilbagemeldingen meget generel og ikke særlig brugbar.

Genansæt dine medarbejdere
Ved konstant at "genansætte" dine medarbejdere, giver du dem visheden om, at de er en vigtig spiller på holdet. Fortæl dem igen og igen:

• Hvorfor du har ansat dem

• Hvorfor du har brug for lige dem i teamet

• Hvad er det unikke de bidrager med

Det er selvfølgelig vigtigt, at du er nærværende og mener det, du siger, og at det ikke er automatpiloten, som taler. Det er en god idé at tage udgangspunkt i en konkret situation, så din tilbagemelding bliver mere relatérbar f.eks. "Det er så fedt, du har taget initiativet til at gå ud på med teamet onsdag. Du er god til at tage initiativet og sørge for, at vi får nogle fælles oplevelser som team." Det behøver ikke være med konfetti og hornmusik, men blot en lille reminder på, at "Du gør det godt, og du er stadig vigtig".

Er feedback et overstået kapitel?

Feedback er lige nu meget aktuel. Det viser mange trivselsmålinger ude på de danske arbejdspladser. Feedback er et område, hvor vi klart har brug for en positiv udvikling. Måske er det derfor, at min bog Gaven i kritik, er blevet så omtalt og populær.


Jeg har skrevet en bog om, hvordan man som modtager kan lære at modtage både kritik og feedback - uden at tage den personlig. Men hvad med afsenderen? Hvordan giver man en feedback, som bliver hørt?

Hvor effektiv er feedback egentlig?

Når jeg er ude i virksomhederne, bliver der ofte efterspurgt en feedback model, som virker - og der kommer jeg til kort. De fleste feedback modeller handler om at formidle det, vi ikke gør, det vi ikke kan, det vi ikke har fokus på, og det vi ikke gør rigtigt. I sidste ende er spørgsmålet, hvor effektiv er feedbacken i virkeligheden? Får vi de resultater ud af feedbacken, som vi gerne vil?

Feedback som udviklingsværktøj

Mange gange bliver feedback givet i frustration eller i et mere eller mindre venligt forsøg på at kontrollere et udfald. Vi bilder os ind, at det er for at hjælpe modtageren, så de kan lære, udvikle sig og blive bedre: “Hvis bare de vidste, hvad jeg ved så …” tænker vi. Men hvornår har du sidst spurgt en af dine feedbackmodtagere, om det, du sagde, reelt var værdifuld, relevant og brugbart for dem?

Formålet med feedback

Før man giver et andet menneske feedback, bør man spørge sig selv: “Hvad vil jeg gerne opnå med feedbacken?” Altså, hvad er dit motiv? Hvis du virkelig ønsker udvikling, læring og bedre resultater for modtageren, så skal du måske helt droppe feedbacken.

Ifølge Marcus Buckingham, som er en af to forfattere til bogen “Nine Lies About Work”, netop udgivet på Harvard Business Review Press, siger at feedback ikke virker og har en decideret negativ effekt, hvis det er læring og udvikling man stiler efter.

Vi er ikke objektive

Det kan godt være, at vi er de bedste til at påpege andre menneskers fejl, men er vi også de bedste til at vejlede dem til at gøre det bedre? Nok så objektive, som vi selv synes at dømme andres præstationer, så viser forskning, at når vi bedømmer andre mennesker, så handler godt 50% af det, som kommer ud af vores mund, mere om os selv og vores egne ubevidste bias.

Vi lærer mest af det, vi allerede gør godt

Vi lærer og udvikler os hele livet igennem, og vores hjerne gør det samme. Forskning viser, at hjernen vokser og udvikler sig mest, der hvor den allerede er stærk. Det betyder med andre ord, at det er svært at lære der, hvor der ikke er bygget bro i forvejen. Så når vi skal lære og udvikle os, så fungerer det bedst på et eksisterende fundament. Det er altså nemmere gro nye blade og skyde knop på en eksisterende gren, end at vokse en ny gren fra stammen, hvis man skal tale billedligt.

Excellence er ikke en prædefineret model

Hvis man tager tre excellente fodboldspillere som Christiano Ronaldo, David Beckham og Lionel Messi, så var de aldrig blevet til de fabelagtige fodboldspillere, de er, hvis man havde sagt til dem: “Du skal gøre præcis det Pelé og Maradona gør”. Excellence og toppræstationer, som jo er det feedbacken sigter efter, er individuel og kan ikke prædefineres, og alle har hver sin vej dertil. Må må altså starte fra hvor vi er, fremfor hvor vi burde være.

Skal man aldrig give feedback?

Feedback giver bedst mening som metode i jobs, hvor folk arbejder efter præcise cheklister, og hvor faktuelle fejl i proceduren reelt har en betydning. Hvis du er f.eks. er pilot eller sygeplejerske, så er der visse procedurer og trin, du du er nød til at følge i en bestemt rækkefølge af sikkerhedsmæssige årsager.

Man skal huske, at feedback kan stoppe en adfærd, men den kan aldrig løfte, motivere og inspirere nogen til at gøre noget bedre.

3 gode ting du gør godt, og nu skal du høre hvorfor

Hvordan hjælper man med så med at udvikle sine medarbejdere eller støtter sine kollegaer? En af forudsætningerne for læring og udvikling er refleksion. Vi har jo allerede sans for detaljerne, vi skal blot sætte et andet filter på. Så fremfor at påpege de ting, som andre ikke gør eller gør godt nok, skal vi istedet sætte fokus på de ting, som andre gør særligt godt og hvorfor. Det skaber den nødvendige refleksion til læring og udvikling. Og når det er noget, de allerede har gjort, så kan de gøre det igen.

Hvad gør du, når dine bedste medarbejdere siger op?

En af de største udfordringer for organisationer og virksomheder i dag er, når deres bedste talenter siger op. Er det også din?

Det koster ved kasse 1, hver gang du skal ud og rekruttere en ny medarbejder, men udover at det er økonomisk omkostningstungt, så er det også hårdt for din organisation følelsesmæssigt og fagligt. Hver gang en medarbejder tager afsted, kan det sætte spor af nedtrykthed i teamet, ekstra arbejdsbyrder, og vigtig viden forsvinder. Det påvirker teamets performance og engagement.

Nogle ledere tager opsigelsen personligt, og ender med at opgive medarbejderen, før de er stoppet. Mangel på overdragelse og vigtig viden samt dårlige relationer kendetegner mange opsigelser, og det er en dyr strategi for organisationen.

Faktisk kan dine medarbejdere blive dine bedste brand-ambassadører fremover. En nylig Gallup undersøgelse viser, at tidligere medarbejdere med en positiv exit-oplevelse er 2.9 gange mere tilbøjelig til at anbefale deres tidligere arbejdsplads end dem, som har en dårlig eller neutral oplevelse. Faktisk menere flere at anbefalinger fra tidligere medarbejdere bør være en del af din ansættelsesstrategi, for sandsynligheden for at dine tidligere talenter netværker og socialiserer med andre talenter er meget stor.

Så hvad skal der til, for at medarbejderen går videre med en positiv exit-oplevelse? Ifølge Gallup er de tre vigtigste faktorer følgende:

• Medarbejderen føler sig hørt: Mange taler til andre allerede før de forlader deres job, men oftest er det ikke chefen.

• Medarbejderen føler sig stolt over sit bidrag. At føle sig stolt over sit arbejde er i stærk sammenhæng med en positiv oplevelse

• Medarbejderen har mulighed for at holde kontakten til organisationen. En åben dør politik bør også gælde, når de forlader organisationen.

En af mine tidligere kollegaer Heidi Thiesgaard arbejder i dag som HR Manager i en stor IT virksomhed. Hun sikrer altid at lave et exit-interview før medarbejderen er ude af døren, og det har vist sig at være guld værd.

“Det tidspunkt medarbejderen er mest ærlige på er, når de er ude af døren”
- Heidi Thiesgaard

I et Exit-interview kan du få adgang til vigtig, værdifuld og relevant feedback om medarbejderene, om jobbet og om organisationen. Hvad har motiveret medarbejderen til at sige op? Hvordan de ser virksomheden/organisationen styrker og svagheder? Hvad bør den næste medarbejder at vide for at bestride jobbet? Vigtig viden, som kan og bør bruges for at skabe en attraktiv arbejdsplads for fremtidens medarbejdere.

Sådan hjælper du en stresset kollega

Jeg sidder på cafe med et par gode venner. Den ene fortæller mig, hvordan han i den seneste tid har oplevet uregelmæssig hjertebanken. Han ved det godt, det er ikke et godt tegn, og han har da også booket ferie … om et par måneder. Han skal bare liiige igennem de næste par måneder, så kan han tage den med ro. ”Så må vi bare håbe du er her om et par måneder, siger jeg”.

Måske kan du genkende det? Du kender en, som er stresset, og selvom du har sagt det, måske flere gange, så fortsætter de i samme spor. De skal bare liiige … Det er super frustrerende, når man kan se at en ven, partner eller kollega er på vej ned at stressruten, og skal man tro på WHO, så er vi slet ikke peaket hvad det angår. Lige nu er 10-12% af Danmarks arbejdsstyrke så stressede, at de har brug for hjælp. Men hvordan hjælper man?

”Jeg er ikke stresset!”
En af udfordringerne med stress er, at den stressede er ofte "the last to know", simpelthen fordi at selverkendelsen forsvinder, når stressen sætter ind. Så selvom du tager fat i dem, vil de højst sandsynligt svare i stil med ”Jeg har bare travlt” eller give dig en anden undskyldning og retfærdiggøre, at de bliver nød til at fortsætte.

Som stresset kan det godt være, at man inderst inde ved, at man er stresset og burde trække stikket, men hvis man gør, vil man føle sig som en total fiasko, fordi man ikke kunne klare presset.

Det er de stærke der bliver stressede
Det er en myte, at det er de svage, der bliver stressede. Tværtimod. Det er dem, der er for stærke for længe, dem som ignorerer og overhører kroppens signaler, fordi der lige er noget, de skal. Stress kan ikke kategoriseres til intelligensniveau, organisatorisk niveau, faggruppe eller køn. Stress kan ramme alle, hvis de ”rette” betingelser er til stedet.

For mange opgaver
Det kan være svært at sætte ord på, hvad årsagen til stress er. Det nemmeste er at sige ”for mange opgaver”, men det er sjældent antallet af arbejdsopgaver, som er problemet. Vag og utydelig ledelse, dårlig stemning i teamet eller på arbejdspladsen, mangel på struktur og ledelse, usikkerhed, mangel på levering fra bidragsydere eller uinspirerende arbejdsopgaver kan alle være årsager, som gør det svært at arbejde effektivt. De vil alle kunne camoufleres som ”For meget arbejde”, og er du stresset kan næsten ingen opgaver føles som alt for mange.

Forventningsafstemning
Tid er vores kostbareste ressource. Alle vil gerne have mere tid, men ingen kan få mere end de 24 timer i døgnet. Spørgsmålet er, hvad vi bruger vores kostbare tid på. Måske er udfordringen ikke tiden, men det vi gerne vil nå i den tid, vi har. Prioritering og forventningsafstemning er vigtige værktøjer i en verden, hvor vi må erkende, at vi aldrig når til bunds i bunken af arbejde.

Så et frø og tilbyd den rette hjælp
Som ven, kollega og partner kan du så et frø hos den stressede. Du kan fortælle om de forskelle i adfærd du oplever og spørge ind, du kan være et spejl. Du kan anbefale en stresscoach, men reelt er der ikke meget mere du kan gøre. Du kan hive hesten hen til truget, men ikke tvinge den til at drikke. Som leder kan du bede personen ”venligt” om at deltage i et forløb hos en stresscoach, du kan fritage personen fra opgaver og ansvar, og du kan hjælpe dem med at prioritere og forventningsafstemning, men forvent ikke tager imod med kyshånd. De er jo ikke stressede.

Stress er et fælles ansvar
Selvom stress rammer individuelt, så er det et fællesansvar. Når man skal finde årsagen til stress, skal man ikke kun kigge på den stressede, men også den stressedes miljø. Udfordringen skal løses i samarbejde på arbejdspladsen. Stress er et tegn på at noget ikke fungere, så find ud af, hvad der skal til, for at processen kan fungere bedre – for alle.

Første skridt er at acceptere, at stress kan ramme alle. Der skal være åbenhed på arbejdspladsen til at kunne tale om, når vi til tider er udfordrede og pressede, ellers får vi aldrig knækket kurven! Vi må anerkende problemet, før vi kan hjælpe hinanden og løse det.

Derfor smager sandwich modellen ikke særlig godt!

Du har sikkert, lige som jeg, ofte mødt Sandwich Modellen eller Hamburger Modellen når du skulle have feedback. Det er stadig en meget brugt model, men er den nu også så god, som den blev kendt for at være?

På en af mine tidligere arbejdspladser, havde jeg en chef, som ofte brugte noget lign. Han startede altid med ros, og så ventede man bare på, at han sagde ”men …”. Det satte en fed streg over alt det positive, han lige havde sagt før ”men”.

Argumenterne for at bruge sandwichmodellen har været, at det bliver nemmere at ”spise” kritikken, når det er pakket ind i noget positivt, eller at man tro, at man kan afbalancerer kritik med et par rosende ord.

En SmartPulse survey fra SmartBrief viser, at kun ca. 10% giver direkte feedback. Hovedparten af deltagerne i undersøgelsen (ca. 73%) giver direkte feedback ”men blødgører den ofte”, og mange bruger ros til at bløde kritikken op med.

Det er helt i orden at blødgøre en kritik, men lad være med at blande den med ros, det forvirrer modtageren mere end det gavner. Hvis man generelt har et godt fundament, hvor anerkendelse og værdsættelse er det dominerende, så er det meget nemmere at modtage negativ kritik, når der er brug for det, fordi man ved, at man er værdsat.

Problemet med at blande kritik og anerkendelse er, at de underminerer hinanden, og du ender med at sende blandede signaler; ligesom når du vil fyre en medarbejder og starter med at sige ”Vi er rigtigt glade for dig, men du er altså fyret”. Kritikken tager værdien ud af anerkendelsen, og anerkendelsen tager vigtigheden ud af den korrigerende retningslinje.

Det samme gælder når du roser. Hvis du blander negativ kritik ind i rosen f.eks. ”Du var en super god mødeleder og var god til at holde tiden. Næste gang skal du bare lige huske …”, så vil modtageren bare fokusere på kritikken og ikke tage imod rosen overhovedet, og i værste fald vil rosen få dig til at virke manipulerende.

Kritik og anerkendelse skal serveres hver for sig. Så spises de bedst.

Kh Maj

PS: Hvis du vil lære, hvad du skal gøre i stedet, så læs mere i “FEED BCK – så du bliver hørt”. Køb bogen her.

You make me smile

I USA fejrer de Thanksgiving i november. Det er en tradition fra gamle dage, hvor man fejrede høsten og gav udtryk for sin taknemmelighed. Jeg kan godt li' konceptet af Thanksgiving, og jeg synes egentlig, at taknemmelig burde fylde mere i vores hverdag. Taknemmelighed er ikke blot en høflig gestus; for det gør os både sundere og lykkeligere. Taknemmelighed er også en følelse, og hvis man lader følelsen af taknemmelighed fylde mere i sit liv, så vil det have en direkte effekt på din tilfredshed med livet, vitalitet, selvværd, optimisme, håb, empati og skaber bedre relationer! Utaknemmelighed er koblet til angst, depression, misundelse, materialisme og ensomhed.

Har du fokus på hullerne eller osten?
Nogen siger, at det man har fokus på, får man mere af. Hvis man har fokus på alt det, som ikke virker, ikke fungere, det der ikke kan lade sig gøre, og det man ikke har, ja så har man fokus på hullerne i stedet for osten. Hvis man i stedet fokuserer på det, som er muligt, det der fungere, det som kan lade sig gøre, og det som man har, ja så vil man føle sig mere beriget og opleve langt større tilfredshed og følelse af lykke i sit liv.

You make me smile
En af de ting jeg har besluttet at gøre, for at få mere taknemmelighed ind i mit liv, er at sende et stort postkort (se billede) til mennesker, jeg møder på min vej, som har fået mig til at smile. Min intention er at sende et om ugen. Jeg synes det er vigtigt at vise andre, at de har gjort en positiv forskel på mig i mit liv. Det tror jeg verden bliver et bedre sted af, men i virkeligheden er det ikke så meget for andres skyld, at jeg sender taknemmelighed afsted, men nærmere min egen. Følelsen af taknemmelighed er i høj grad noget, der forgår inde i os selv mere end det er sammen med andre.

Øv dig i at være taknemmelig
Hvis du godt kunne tænke dig at indarbejde mere taknemmelighed i dit liv, og ikke har lyst til at sende postkort til hele verden, så kommer her en øvelse, som jeg synes fungerer rigtig godt, og som man kan gøre alene. Hvis du laver denne øvelse, hver aften i 30 dage, så vil du med garanti opleve en markant positiv forandring i forhold til, hvordan du oplever dit liv.

Er du klar? Her kommer den!

Hver aften inden du går i seng, skal du svare på følgende spørgsmål:
Hvilke tre ting er jeg taknemmelig for i dag?

Det kan f.eks. være noget du har oplevet, noget du har eller noget andre har gjort for dig. Jeg vil foreslå at du skriver det ned, så du ikke gentager dig selv fra dag til dag. Vær specifik i dine eksempler, og når du finder dine eksempler, så stop op og mærk følelsen af taknemmelighed. Det er ikke en mental øvelse.

Mine eksempler for i dag kunne være:
1: Jeg er taknemmelig over at min yogalærer ændrede programmet og lavede gentle yoga, så jeg fik den grounding og nærvær jeg havde brug for.
2: Jeg er taknemmelig for at jeg fik afsluttet min bog om at modtage kritik, så den er klar til korrekturlæsning.
3: Så er jeg faktisk utrolig taknemmelig for, at du læser mine nyhedsbreve. Det betyder faktisk mere end du tror! TAK!

Giv dig selv en mulighed for at nyde både de små og store fantastiske ting, som allerede befinder dig i dit liv, og november er bare sådan et godt tidspunkt at starte på.

Ha' en skøn november!

Kærlig hilsen
Maj

Hvordan laver man noget, som varer evigt?

Hvordan undgår man at blive en døgnflue? At det man laver ikke bare bliver et stort reklamestunt, og så dør ligeså snart at marketingsbudgettet er brugt op? Hvordan sikrer man, at det man laver, varer ved? At det bliver et mere end et øjeblik, men en langstrakt succes, som eftertiden vil huske?

Det er det emne Jay Shetty og forfatter Ryan Holiday taler om i denne video, og det er ret interessant. Der er nogle gode tips og ting man kan have i baghovedet. Denne henvender sig især til kreative mennesker, mennesker der selv skaber/udvikler noget, men jeg tænker pointerne gælder for alle. For i virkeligheden er vi alle skabere af stort og småt, og det kan være de mindste ting, som kan være de mest værdifulde. Du kan høre hvorfor i videoen.

Ryan Holiday har skrevet bogen Perennial Seller, som du kan købe online, da den ikke er oversat til dansk. Den er helt klart læseværdig, og den er på min liste over bøger, som jeg skal læse.

Måske er det også noget for dig?

Kærlig hilsen
Maj

PS: Hvis du er interesseret i Perennial Seller af Ryan Holiday, så kan du købe bogen på Saxo.